L'un des trois piliers de l'intelligence stratégique est la protection des capitaux immatériels et intangibles de l'entreprise. Très naturellement, dans ce domaine, les regards se portent vers les procédés et secrets de fabrication ainsi que les marques. Il y a pourtant, selon les cas, bien d'autres choses à protéger.
Un des capitaux immatériels que bien des entreprises ont à protéger, ce sont les personnes, dont certaines sont vraiment les piliers de leurs organisations. Les accords de distributions, d'exclusivités, de locations, les engagements (réciproques)... meritent aussi d'être l'objet d'attentions voire de contrats renforcés.
Un des domaines les plus souvents oubliés par les chefs d'entreprises est liés à leur identité numérique et leurs présences en ligne (réseaux sociaux), comme nous le rappelle ce récent article des Echos, "L'épineux problème de l'héritage à l'ère numérique" (18.03 -
http://tinyurl.com/nat6o8z). Il nous met en évidence la délicate situation problématique du flou existant autour de la transmission des comptes, des données et des fichiers d'un décédé à ses héritiers. C'est en effet un aspect de la gestion des comptes utilisateurs que les services en ligne ne gèrent pas encore au mieux des intérêts des utilisateurs.
Sans aller dans ces extrèmes, j'ai jusqu'à présent, rencontré beaucoup plus de chefs d'entreprises ayant rencontré des soucis en lien avec leur présence en ligne que ceux qui se sont emparés de la problématique. A ce jour, les problèmes les plus régulièrement rencontrés concernent la gestion du site Web. Je ne compte pas le nombre de sites obsolètes que les entreprises ne parviennent pas à supprimer par ignorance des codes d'accès aux espaces d'hébergement. Je ne compte pas non plus le nombre de fois où les entrepreneurs ont perdu le fil de la gestion de leur site suite aux mutations chez leur fournisseur de service (rachats, faillites...) ou même dans leur propre entreprise. Une autre situation fréquente est celle des comptes en ligne ouverts au nom de l'entreprise par un tiers (l'agence Web) qui en garde la maîtrise et donc la proporiété. c'est très régulièrement le cas des comptes de statistiques.
Le conseil, qu'on doit donc donner aux chefs d'entreprise, est donc de reprendre en main la gestion de ces éléments de propriétés immatérielles de leur entreprise. Parmi les actions à) prendre:
- interdir à tous les acteurs, employés ou tiers, la création de comptes au nom de l'entreprise, quels qu'ils soient, sans leur autorisation
- prévoir contractuellement que pour les comptes créés au nom de l'entreprise, les sous-traitants doivent transmettre les codes d'accès des comptes administrateurs
- tenir un inventaire des comptes ouverts au nom de l'entreprise, les URL des comptes, les codes d'accès et l'identité de la personne en charge de la gestion; dans le cadre de cet inventaire, il est utile de s'assurer, à intervales réguliers que les identifiants et mots de passe sont toujours valables
- en cas de fin de contrat d'une personne en charge de la gestion opérationnelle d'un de ces comptes, par exemple le Web master ou le community manager, prévoir une interview de sortie pour récupérer les identifiats des comptes et modifier les mots de passe des comptes administrateurs.
Ces précautions sont de nature à limiter les risques et les conséquences de conflits qui sont encore mal compris des usagers et de la justice, qui a encore des difficultés à déterminer, par exemple, à qui appartiennent les amis et les suiveurs d'un compte (au titulaire du compte, au titulaire de la marque...?)
