Nous sommes le 17 février et je survole plutôt distraitement la première page du site d'un grand quotidien belge. Dans la partie basse de la page, après les articles de la rédaction, un titre accroche mon regard. Un check rapide pour m'assurer du sérieux de la publication et je clique sur le titre. Sans surprise, je ne découvre que quelques banalités. Examinant alors le contexte de cet "article", je suis interpelé par la date de publication: le 21 février! Croyant à une erreur, je remonte d'une page et je checke les dates de publication des autres articles de la même section: 19 et 21 février! Je suis bien tombé sur un journal de la semaine prochaine...
Là, je me remémore des mésaventures de plus en plus fréquentes. Des sites d'actualités, même parmi les plus honorables, mettent en avant des "informations". Lorsqu'on va aux articles, il apparaît que les informations sont loin d'être fraîches. Lorsque l'article est daté, la supercherie est assez évidente. Mais il est des contenus qui ne sont pas sont même pas daté (le cas des articles transformés en vidéos). C'est vrai qu'on est alors dans la zone des publicités et autres "contenus sponsorisés". Le phénomène n'est pas récent. Souvenons-nous de la chute du cours de bourse de United Airlines, en 2008, à la suite de la mise en avant, par Google, d'un article vieux de 6 ans qui en annonçait la faillite (https://tinyurl.com/2tl95ntf) Mais avec le temps, la pression du click augmentant, l'estompement de la norme s'installe, cette zone remonte de plus en plus et se rapproche dangereusement des sections plus sérieuses... Si ces articles, j'imagine proposés par des algorithmes, se contentaient de traiter de la dure condition des peoples ou d'autres découvertes mystérieuses, ce ne serait pas très grave. Par contre, lorsqu'on est dans l'actualité chaude et dynamique, comme celle de la pandémie covid, la pollution des dernières nouvelles par des informations anciennes peut être délétère.
Cette dérive est plus gênante lorsqu'on surfe sur les actualités que lorsqu'on se livre à un état de l'art. Mais quand même... Restons vigilants et n'oublions pas de positionner correctement l'information dans le temps (pas le document) avec de l'utiliser dans nos rapports ou plus simplement dans nos conversations...
... et l'intelligence économique a parmi ses objectifs l'ambition de tirer des enseignements des expériences des autres.
C'est un entrefilets sur le site rtbf.be qui a attiré mon attention: "Contrat entre AstraZeneca et la Commission européenne: du texte masqué était en fait en partie lisible" (https://tinyurl.com/11fepb2o). Je me souviens qu'il y a quelques années, l'armée US était déjà tombée dans le même panneau en publiant un document pdf (ou word, je ne sais plus)sur lequel quelqu'un avait cru cacher du contenu en le surlignant en noir... Il va sans dire que ce stratagème n'est pas plus efficace, que d'écrire en caractères blancs sur fond blanc...
Cette dernière anecdote ne peut qu'interroger la manière dont l'intelligence stratégique est vécue en entreprise et, de manière générale, la formation du personnel aux outils qu'il utilise. Elle devrait vraiment inciter les dirigeants d'entreprises à s'assurer que leur personnel maîtrise bien les logiciels à leur disposition. Et ce n'est pas qu'une question de fonctionnalités poussées ou difficiles à mettre en œuvre.
Nous sommes en 2021 et je reste sidéré du nombre de documents préparés dans des traitements de textes qui n'en n'exploitent pas les fonctionnalités basiques. Je pense au premier chef aux styles qui permettent, notamment, de faciliter la gestion de la mise en page et dont le non usage me semble révélateur de ce que le traitement de texte n'est utilisé que comme une vulgaire machine à écrire.
Que dire de l'environnement PDF/acrobat/reader? Il y a encore tellement de personnes pour lesquelles le principal avantage du format pdf est qu'il non modifiable. Et rares sont les professionnels capables de comprendre et de décrire le fonctionnement de base de la conversion en pdf, ni les bonnes bons usages et bonnes pratiques. Et qui sait que depuis plusieurs décennies, il est possible et facile de protéger (de manière sélective) les documents pdf, contre les modifications, certes, mais aussi de les crypter, de les signer...
Maîtriser ses outils, leurs fonctionnalités et leurs cas d'usage, c'est finalement aussi protéger ses informations et documents. c'est donc aussi faire preuve d'intelligence économique. Et une bonne formation aux outils pourrait aussi vous épargner quelque moment de honte et d'humiliation, comme vient d'en vivre ce malheureux employé d'Astra-Zeneca qui a utilisé Acrobat (Reader) en dépit du bon sens... Gageons que cela lui servira de leçon et qu'il demandera/recevra une formation à l'utilisation des documents pdf.
Une des difficultés de l'intelligence stratégique, en tant que discipline, est que sa pratique tient plus de l'intention et d'une posture que de la mise en l'oeuvre d'outils et de méthodes d'une boite à outils qui lui serait propre. Ainsi, il n'est pas rare de voir des entreprises faire de la veille ou de la sécurité de l'information sans pour autant être engagées dans une dynamique d'intelligence stratégique. Et parmi celles qui s'adonnent à l'IS, il y en a de nombreuses qui n'ont pas de programmes de veille particulièrement élaborés ni de système de gestion de la connaissance.
Ma vision de l'intelligence stratégique est qu'il s'agit surtout de mettre l'information au service des objectifs et de la stratégie de l'organisation. De se focaliser davantage sur l'information utile, celle qui permet de prendre des décisions, plutôt que sur l'information intéressante qui va traîner dans l'une ou l'autre bases de données en attendant quelque préoccupation qui leur donnera de la valeur. Pour y arriver, on peut, on doit, emprunter des méthodes et des outils à d'autres disciplines, quitte à les tordre ou les réinventer.
Le monde de la créativité est un vivier intéressant d'outils et de méthodes qui peuvent être utilement mis en oeuvre dans une démarche d'IS. Depuis quelques temps, je travaille sur une "trithérapie" assez redoutable: l'idée du journal de demain appliquée à celle de feuille de route alimentées par du story-telling. On va donc imaginer un résultat obtenu dans un futur plus ou moins proche. Ensuite le story-telling mettra en évidence la succession des décisions qui auront été prises sur le chemin vers le succès et les informations et réalisations qui auront nourri ces décisions.
D'après ceux qui l'ont testé, ce qui change la donne, c'est:
on prend l'objectif à rebrousse poil, en remontant le temps, ce qui occulte et laisse de côté bon nombre d'actions ou d'initiatives peu utiles ou peu pertinentes
on parle des résultats obtenus, pas de ce que l'on devrait/pourrait faire, ni comment le faire
on délègue les aspects opérationnels à des collaborateurs avec qui on "négocie" l'implication et les responsabilités
Au bout du compte, on peut atteindre son objectif plus rapidement et avec moins de stress.
En ce début d'année, j'ai le plaisir de vous présenter mes vœux pour 2021. Gageons que, lorsqu'on comparera cette année à celle que nous quittons, la comparaison sera largement à l'avantage de la première.
Je profite de l'occasion pour revenir sur mon silence de ces derniers mois. Je vous avais habitué à une fréquence de publication plus haute, mais je dois bien avouer que les confinements et autres réorganisations du travail sont passés par là... Comme tout le monde, j'ai dû rebattre les cartes du rapport aux autres, de l'emploi du temps, des routines... et trouver un nouvel équilibre. Dans mon cas, les besoins de réflexion, d'expression, d'humour... ont trouvé leur exutoire non plus dans des réflexions et rédactions matinales, rendues compliquées par la fermeture des cafés, mais dans la photographie.
Deux chroniques photographiques de mes confinements sont nées des deux vagues de la pandémie, un printemps en ma compagnie et un automne en ma compagnie. L'idée étant d'illustrer les échanges qu'un "isolé" peut avoir avec lui-même dans ces conditions de confinement en surfant, sur les incompréhensions générées par les ukases qui régissent nos vies. Je n'ai pas vraiment donné de publicité à ce travail, même si j'ai déjà partagé un cliché (https://tinyurl.com/y94zu3co). Et l'illustration de ce billet est une des dernières photos de la série (évoquant la limitation drastique du nombre de participants à un réveillon et fustigeant l'idée que l'on puisse avoir recours à des drones pour la vérifier). Et c'est là qu'on se rend compte que faire des photos, c'est tellement plus de boulot que de prendre des photos...
Je ne sais de quoi demain sera fait, ni quand ni comment nous auront l'occasion de rebattre les cartes... continuons à profiter des beaux côtés de la vie et à aider ceux qui en ont besoin. Cela passe aussi par des démarches artistiques, qui sont bien essentielles, contrairement à ce que d'aucuns essaient de nous faire croire...
Il y a 10 ans, avec mes partenaires de l'époque (Brainsfeed, pour ceux qui s'en souviennent, et quelques autres), j'ai organisé une formation à destination de demandeurs d'emplois. Sous le nom WIS2010, l'objectif était de remettre au travail des jeunes bruxellois (et moins jeunes) en en faisant des Web Information Specialists. Ce furent 100 jours passionnants pour nous et pour eux, je pense, pour former 15 stagiaires aux compétences de l'intelligence stratégique.
Avec le recul, ce qui est réjouissant, c'est que la plupart d'entre-eux ont repris leur place sur le marché du travail. Et même s'ils ne sont pas vraiment actifs dans le domaine de l'intelligence économique, les échos que j'ai eu est que le parcours que nous leur avons proposé à l'époque a été un facteur important de leur réinsertion. J'ai aussi régulièrement des informations relatives aux évolutions de leurs carrières, le plus souvent via LinkedIn. Mais j'apprécie toujours lorsque certains d'entre-eux m'appellent pour me donner de leur nouvelles ou parfois aussi pour me demander un coup de pouce...
Dans ce contexte, le soleil du matin s'est levé sur LinkediIn. Il se fait que sur les 5 premières notifications du jour, 3 concernent d'anciens stagiaires WIS2010 et font part de leurs évolutions de carrières (positives). Cela fait plaisir à voir...
Et bravo à toutes et tous d'avoir si bien rebondi.
Cadeau de (St-)Nicolas Moinet sous la forme d'une pépite et d'une recette. Celle d'un échec annoncé. Les actions à prendre, que nous connaissons si bien...:
sous-estimer ses adversaires
ne pas écouter les cassandres, les mauvais augures
s'épargner les plans "B"
cultiver les intelligence en vase clos
classer verticalement renseignements et informations qui dérangent
surinvestir dans la technologie et oublier les humains
déléguer le plus important à des cabinets de "consulting"
Bien sûr, comme pour toute recette, il est possible de l'améliorer en y ajoutant son grain de seL...
Et puis, n'écoutez surtout pas le petit conseil du jour: suivez les capsules de Nicolas Moinet, elles sont pertinentes et amusantes.
Dans notre monde digital, c'est surtout l'écrit qui permet de produire des documents et conserver les informations. Pourtant, lorsqu'on s'intéresse à l'évolution des outils de management et ceux utilisés par les cols blancs, on ne peut que s'étonner de l'absence, dans le monde de l'entreprise, d'outils et de méthodes liées à la rédaction de documents. Alors qu'il y a là des gisements de progrès, tant au niveau de la qualité des documents produits que du temps y consacré. Alors, quand un auteur s'attaque au sujet, qui plus est en mettant les cartes mentales au centre de son propos, cela ne peut que m'intéresser. C'est le cas avec la réédition d'un livre de Xavier Delengaigne et Franco Masucci, chez Dunod, sous le titre "Rédigez vite et bien avec le Mind Mapping" (978-2-10-081104-5 - https://tinyurl.com/yxrtq6q6).
Ce qui est intéressant, dans ce livre, c'est qu'il s'intéresse à l'ensemble du processus de rédaction. Il nous propose des idées d'utilisation des cartes mentales tant pour les phases de réflexion et de construction des documents que de la rédaction. Il couvre donc à la fois des utilisations de cartes mentales analogiques (papier/crayons) et digitales (logiciels). ET ce que j'ai plus particulièrement apprécié, c'est la présentation de plusieurs logiciels de Mind Mapping permettant la rédaction de documents.
Au fil du livre, on se rend compte que l'utilisation des cartes mentales en amont de la rédaction a pour effet de réduire les angoisses liées à la feuille blanche et aussi à structurer les pensées plus rapidement et de manières plus organisées. Quant à l'utilisation d'un logiciel comme substitut à votre traitement de texte préféré, elle permet également des gains de temps non négligeables, notamment parce qu'elle nous affranchi d'un certain nombre de contraintes et de difficultés liées à la rédaction linéaire à laquelle il nous force.
Bref, ce livre est à recommander à tous ceux qui rédigent régulièrement des documents et qui sont soucieux d'être plus efficaces et efficients dans ce domaine. Ils découvriront alors qu'il n'est pas très difficile de réduire de plus de 25% du temps consacré à la rédaction de leurs documents.
A plusieurs reprises, ces dernières semaines, j'ai été interrogé sur les conditions et l'évaluation du succès de dispositifs de veille. Il est vrai qu'on est régulièrement confronté au mal-être de responsables de ces dispositifs en manque de reconnaissances ou qui peinent à justifier de leur ROI, quand bien même ils délivrent un travail considérable d'une qualité irréprochable.
Une première réflexion devrait interroger les conditions de succès. Qui doit évaluer le succès d'une initiative et comment. Le technicien qui a mis en place une application de collecte automatisée d'information? Le chef de projet qui a imaginé un processus sans faille pour la production de délivrables de veille de haute qualité? Le client qui reçoit une réponse adéquate à un de ses besoins?... Et c'est là qu'on se rend compte que les projets de veille, d'intelligence économique et même d'intelligence stratégique ne diffèrent pas vraiment des autres projets. Il s'agit d'atteindre un objectif (nouveau ou unique) dans le cadre d'une enveloppe de ressources (personnes, budget) en respectant un calendrier (temps).
Dans le monde de l'entreprise, le succès d'un projet se mesure à l'aune de la rencontre entre la proposition de valeur (le produit, d'une certaine manière) et les attentes des clients et se prépare en travaillant un modèle d'affaires. Celui-ci a pour objectif de décrire comment on va mobiliser des ressources internes et externes pour la réalisation de tâches qui permettront de rencontrer de manière rentable (revenus > coûts) les attentes de clients. L'équilibre à trouver est subtil, pas forcément évident et souvent long à trouver. Mon expérience de terrain, à la croisée des chemins entre le développement de projets d'entreprises et de projets d'IE/IS montre clairement que les points d'achoppement se situent dans la mise en adéquation de l'identification des clients, de l'expression de la proposition de valeur et de la valorisation des bénéfices engrangés. Comme dans n'importe quelle start-up, en fait.
A partir de là, et par analogie, on peut facilement déduire des facteurs de succès de la mise en oeuvre d'un projet de veille ou d'intelligence. En voici trois qui me semblent particulièrement décisifs:
l'existence d'un marché (des clients) dont la taille influencera la hauteur des ressources et des efforts impliqués, quitte à initier une dynamique de développement de ce marché
l'identification et l'expression de la valeur créée et capturée par le projet, qui sera composée d'éléments monétaires (facilement convertibles en argent) et d'autres non monétaires (non convertibles en argent) et qui sera confrontée aux coûts opérationnels (monétaires et non monétaires)
s'inscrire dans une dynamique d'apprentissage et d'adaptation (pivots) pour trouver le plus rapidement et le plus surement possibles un bon fit entre le marché et votre proposition de valeurs/vos produits
Une telle démarche pourrait, par exemple, resynchroniser les clients et leurs attentes avec les activités des veilleurs, leurs rapports, de qualité, devenant de utiles (permettant la prise de décision) et plus simplement intéressants.
Saras Sarasvathy a étudié le comportement des entrepreneurs et dans cette conférence TEDxMidAtlantic en 2010, elle nous livre quelques unes de ses observations. Pas forcément intuitives. Au-delà de la mise en évidence d'une troublante similitude entre le développement théorique de la science (à partir du XVIème siècle) et celui de l'entrepreneuriat aujourd'hui, elle est porteuse d'une nouvelle, somme toute peu emballante pour les experts en études de marchés comme pour les veilleurs. Non seulement les entrepreneurs n'aiment pas les études de marchés mais ils sont aussi suspicieux vis à vis des informations prédictives de toutes natures. En revanche, ils aiment avoir le contrôle et se focalisent sur ce qu'ils maîtrisent. Comme ils maîtrisent leur futur, ils ne doivent pas le prévoir.
Somme toute, le point de départ des entrepreneurs est assez commun: ils construisent sur base de qui ils sont, de ce qu'ils savent et de ceux qu'ils connaissent. A partir de là, ils n'investissent que ce qu'ils peuvent perdre. Ils essaient alors d'embarquer dans leur aventure des personnes, des associés, qui ne mettront à disposition que ce qu'ils sont, ce qu'ils connaissent, ceux qu'ils connaissent. Jamais plus que ce qu'ils peuvent perdre.
Il m'intéresse également de constater que ce qu'elle décrit du comportement des entrepreneurs, notamment leur propension à rapidement sortir de leur cocon, pour parler et rencontrer des gens, pour leur proposer leur idée, un produit qui n'existe pas... est assez similaire à la démarche "lean startup". Et en cas de faible écho, ils n'hésitent pas à écouter et pivoter.
De-là à se dire dire que, parfois, l'intelligence économique se trompe de cible...
Hier soir, à la télé, j'ai entendu quelque chose de surprenant. Enfin, surprenant pour quelqu'un comme moi, un professionnel de la réflexion sur les modèles d'affaires. La parole était donnée à un grand cuisinier, multi-étoilé, qui réagissait à la décision française d'imposer un couvre-feu dans les grandes villes, qui le coupe des services du soir. Il évoquait les difficultés auxquelles il allait devoir maintenant faire face, en plus de tous les efforts déjà consentis par la corporation. Et il a eu cette affirmation étonnante: "Pour faire face à cette situation, nous avons été créatifs. Nous avons décidé d'ouvrir le samedi et le dimanche..."
Je ne doute pas que cette décision, d'ouvrir le WE, puisse être un challenge. Ce qui retient mon attention, dans cette tentative de pivot, c'est le manque de réflexion. Elle donne l'impression que ce cuisinier a sauté sur une des premières idées, une des plus évidentes. A priori. Un peu comme tous ces restaurateurs qui au début de la pandémie se sont lancés, sans trop de réflexion, ni de préparation, sur la livraison à domicile. Bien sûr, cette évolution de l'offre semble pertinente, réaliste, accessible à tous les acteurs. Mais à l'analyse, ou à l'expérience, il apparaît assez rapidement qu'une telle modification de la manière de travailler, même légère, peut entraîner des modifications profondes du modèle d'affaires. Et donc, rapidement, on a vu bon nombre de restaurants faire machine arrière et quitter le domaine du take-away.
Dans son récent article (Business Harvard Review - 7 juillet 2020 - How Businesses Have Successfully Pivoted During the Pandemic - https://tinyurl.com/y9hoztb4) Mauro F. Guillén nous parle justement de stratégies de pivotage mises en œuvre par des certaines entreprises. Il évoque d'ailleurs quelques pivots moins évidents pour les restaurateurs.
Pivoter, à priori, c'est bien. En première analyse, cela semble une excellente décision. Evidente. Mais malgré tout, la véritable question est celle de l'opportunité de ce pivot. Je n'ai bien sûr pas de réponse à cette question. Elle dépend de tant de paramètres, spécifiques à chaque acteurs. Par contre, ce que je peux dire, c'est que rares sont les entrepreneurs, surtout parmi les plus petits, qui ont le temps, l'énergie et les compétences pour mener cette réflexion en autonomie. A ceux-là, je recommande chaudement de se faire accompagner pour étudier leur situation et envisager les pistes qui s'ouvrent à eux, les plus évidentes comme les plus surprenantes. Les décisions n'en seront que plus rapides, plus pertinentes, plus rentables...
Ces derniers jours, la rédaction de billets relatifs à la gestion des documents et de l'information a ravivé quelques souvenirs anciens, du temps où j'étais actif dans ce domaine. Plus particulièrement les formations à la gestion de documents que j'animais pour les fonctionnaires des Institutions Européennes. Les principes de base, qu'il fallait inculquer aux participants, étaient bons et pertinents. Je les ai donc gardé en tête, et aujourd'hui, j'ai le plaisir de partager avec vous cinq premières bonnes pratiques, valables tant dans les environnements papier que numériques.
La première consiste à définir le concept de dossier. Les documents que vous recevez sont, pour une grande part, liés à ce qu'on pourrait appeler une "affaire", c'est-à-dire une vente, une installation, une intervention... Et pour chaque affaire, il devrait y avoir un début et une fin. Il convient donc de définir les "affaires", leurs dates de début et leurs dates de clôture.
En deuxième phase, il convient de faire la différence entre les documents officiels et les documents de travail. Les premiers sont ceux qui portent des engagements pris par votre organisation, ou envers votre organisation. Les définitions de dossiers devraient contenir un inventaire des documents officiels obligatoires. La partie "documents officiels" des dossiers doit être unique et conservée dans un endroit sécurisé. Les "documents de travail" sont ceux qui sont propres aux personnes. Ce sont souvent des notes ou des brouillons. Ces documents n'ayant aucune valeur "légale", seulement une valeur opérationnelle leur gestion est une responsabilité individuelle. Il peut donc en exister plusieurs, rangés en des endroits différents. Ils peuvent être perdus sans pertes, donc ne nécessitent pas d'être particulièrement protégés.
Il est important de clôturer (administrativement) les dossiers. Cela consiste à attribuer une date de clôture et à verser les dossiers dans les archives intermédiaires. Cette opération doit être accompagnée d'un nettoyage du contenu du dossier pour s'assurer que tous les documents obligatoires sont bien présents et pour ne conserver que les documents officiels. Lorsque la distinction entre documents officiels et documents de travail a été bien gérée, ce nettoyage est très facile et très rapide. On garde le "dossier officiel", on jette tous les "dossiers de travail". On essaiera d'éviter le piège de la conservation de documents de travail, qui pourraient servir de base à de nouveaux documents. Ils ne devraient pas être dans des dossiers, mais dans d'autres espaces de stockage individuels.
Une des règles d'or de la gestion de dossiers est qu'un dossier clôturé ne peut en aucun cas être rouvert! On ne peut en sortir ou y ajouter aucun document. Si un tel besoin existe, il faut alors soit se faire à l'idée qu'on a à faire à une nouveau dossier, soit réviser la définition des dossiers et les conditions de leurs clôtures.
La dernière bonne pratique que je partage avec vous aujourd'hui concerne l'attribution d'une durée de conservation des dossiers clôturés (la clôture administrative marque le début de la durée de conservation). Il est vrai qu'on parle plus souvent de la durée de conservation des documents, mais dans les faits, c'est la durée de conservation des dossiers qui prime. Celle-ci ne devrait pas être inférieure à la plus longue durée de conservation associée à une document dans le dossier. Mais d'autres éléments peuvent influencer vos décisions en la matière, comme la durée de vie de l'objet ou de la machine concernés, qu'il s'agisse d'un canapé ou d'un four industriel dont la durée de vie se compte en décennies.
Dernière petite remarque, mais qui a son importance, pensez au choix du format de conservation de vos documents. Peu importe que vous conserviez vos documents en format papier ou en format électronique, ce qui doit guider votre choix est la compatibilité avec la durée de vie et de conservation de vos documents. Assurez-vous que dans 5 ans, 10 ans, 50 ans... vous soyez toujours en mesure de lire vos documents en trouvant la bonne balance entre les conditions (coûts) de stockage et le besoin de gérer les évolutions technologiques qui pourraient rendre vos formats de conservation obsolètes.
Là-dessus, je vous souhaite une bonne journée de travail.
La méconnaissance des outils informatiques, notamment "office", risque mortel pour les organisations - https://tinyurl.com/y5q7en7m
C'est fort probablement de l'intelligence, mais je ne saurais dire si cette intelligence est économique, stratégique ou autre... En tout cas, une bonne compréhension et une bonne maîtrise des outils utilisés quotidiennemetn, plus spécifiquement des outils informatiques sont gages d'une d'une longue vie, paisible... pour les organisations.
Lors de mes premiers contacts avec les entreprises qui m'acceptent pour les accompagner pour un bout de chemin, dans une démarche d'intelligence stratégique, parmi les toutes premières questions, systématiquement, je leur pose deux questions. Qu'est-ce qui fait leur succès (ce qui explique qu'elles sont toujours-là) et qu'est-ce qui pourrait causer leur mort. La première donne des indications sur les différenciations qu'il serait sans doute utile de renforcer alors que la seconde permet de pointer des risques à éliminer. La surprise, mais avec le temps, ce n'en n'est plus vraiment une, réside dans la difficulté de mes interlocuteurs à répondre à ces deux questions...
La maîtrise des outils informatiques est rarement citée dans les risques importants auxquels l'organisation est confrontée. Fort probablement parce que du point de vue des dirigeants, tant que la terre tourne, il n'y a pas lieu de s'inquiéter. Même si, du côté du terrain, les utilisateurs souffrent plus ou moins fortement de l'inadéquation des outils aux besoins, ou plus simplement de mauvaises mises en œuvre ou utilisations.
La récente perte de 16.000 enregistrements de résultats positifs au covid-19 est pourtant là pour nous rappeler que, dans certains cas, ce risque existe et pourrait coûter la tête à certains (personnes ou organisations). Ainsi donc, PHE (Public Health England) a perdu 16.000 lignes dans une opération de transfert de données organisée autour de feuilles de calcul XLS. Cela laisse rêveur... (Covid: how Excel may have caused loss of 16,000 test results in England - https://tinyurl.com/y5wzt3wh) Il faut croire qu'il n'y a pas d'informaticien digne de ce nom dans leurs équipes. Ou qu'un manager, dans une logique de "management by excell" a cru bon pour son matricule de faire des économies de bout de chandelle.
Les limites d'Excell sont bien connues. Pourtant, de nombreuses organisations continuent, plus ou moins consciemment, à laisser certaines de leurs xls-based processes à flirter avec les limitations des feuilles de calcul de Microsoft (ou des autres aussi, d'ailleurs). Il faut sans doute en chercher les causes dans l'idée que "l'informatique" est considérée comme ne faisant pas partie du coeur de métier de l'organisation (!?!). Ce qui justifie l'outsourcing (l'éloignement) des principales compétences et responsabilités IT et pousse les équipes, pour assumer leurs tâches quotidiennes, à s'aider de logiciels inadaptés à leurs besoins/risques, et qu'ils ne connaissent pas vraiment. Notons d'ailleurs que cette méconnaissance de l'outil n'est pas propre à Excell. On peut très certainement considérer qu'il en va ainsi pour toutes les "suites office", traitements de textes en tête (il est sidérant de constater qu'en 2020, plus de 30 ans après l'apparition de cette classe de logiciels, une grande majorité des ses utilisateurs continuent à l'utiliser comme une machine à écrire... alors qu'elle a tellement plus à offrir...)
Cette réflexion renforce le message de mon dernier billet, qui engage les dirigeants d'entreprise à investir davantage dans les pratiques de gestion documentaire, leurs outils et formations pour développer les compétences de leurs personnels... (La gestion documentaire, une compétence de plus en plus indispensable... - https://tinyurl.com/y52gqql8).
Cette réflexion commence par un effort pour comprendre Teams, l'outil collaboratif de Microsoft, qui n'arrête pas de gagner en popularité et que mon employeur m'invite à utiliser, bientôt. Et la seule information contextuelle que je reçois est que Teams remplacera Zoom, décision conforme aux échos que j'ai en cette période de confinement et de développement du télétravail. Teams et Zoom seraient concurrents...
Quelques pages Web plus tard, il faut bien me rendre à l'évidence que les deux applications ne jouent pas dans la même catégorie. Le premier est surtout un environnement de travail collaboratif, avec une fonctionnalité de vidéo-conférence, alors que le deuxième est une application spécialisée en échanges vidéos... Pas tout à fait pareil...
Donc Teams permet les réunions vidéos, le partage de fichiers et autres contenus, des flux de conversations... entre collègues d'une même organisation, mais aussi entre partenaires d'entreprises différentes. Et là, on ne se refait pas, les premières questions qui me viennent sont relatives à la propriété des documents (et de l'information), et à la conservation de tout ce qui est échangé et partagé (où? chez qui...). D'autant que si le concept de travail collaboratif est bien appréhendé par les travailleurs, Teams deviendra rapidement l'espace principal de conservation des données, informations, échanges et documents relatifs à un projet, au détriment des espaces plus traditionnels (les files systems) au risque de déstabiliser la gestion documentaire de l'organisation.
Parmi les entreprises que je côtoie, visite, accompagne... rares sont celles qui sont vraiment bien organisées en matière de gestion documentaire. Bien sûr, elles ont adopté une organisation intuitive et pragmatique qui leur permet de faire face aux besoins quotidiens. Mais ces organisations, pour pragmatiques qu'elles soient, sont loin d'être "bullet proof". Le dossier unique (papier ou électronique) reste un concept. L'archivage est allègrement confondu avec les back-ups. Les documents engageant (légaux) sont traités comme les documents de travail. Les niveaux de sécurité (confidentialité) des informations et des documents sont au mieux aléatoires et aucune instruction n'y est attachée. Le "au cas où" est la première raison de conserver des documents. Les conditions d'ouverture de dossiers sont laissées à l'appréciation des uns et des autres. Et dans bien des cas, il n'y a pas de (procédure de) clôture. Sans compter que la messagerie est régulièrement utilisée comme un espace de stockage et de conservation des documents... Bref, c'est bien souvent chaotique. Et l'apparition des applications collaboratives, qui invitent les employés à jouer aux passe-murailles, n'arrange rien à l'affaire.
Il me semble donc urgent de recommander aux chefs d'entreprises de s'intéresser davantage aux faits documentaire/informationnel dans leurs entreprises. D'aller au-delà de l'idée que "et pourtant elle tourne" car il y a des gisements d'efficience à aller chercher et des risques (non négligeables) à réduire. De mesurer l'importance de chaque document/information et de leur appliquer un traitement adapté. De faire un inventaire circonstancié, sans oublier les outils et les pratiques qui pourraient échapper à leur autorité. Et surtout, d'éduquer le personnel car sans bonne compréhension, il n'y a pas de bonne application.
Kelly Bertog, sur Medium début avril dernier, partageait avec ses lecteurs cinq possibilités de pivots que les entreprises pourraient envisager face aux bouleversements de marchés induits par la situation pandémique (https://tinyurl.com/y2sf49ug). En l'occurrence, il suggère les mouvements stratégiques suivants:
proposer plus
proposer moins
résoudre un autre problème
cibler d'autres clients
adapter son modèle d'affaires
Pourquoi pas! Même si on pourrait aussi considérer que les quatre premières propositions relèvent en fait de la cinquième, adapter son modèle d'affaires. Et que, par ailleurs, on ne sera probablement pas les seuls à envisager ces mouvements. Le risque est donc grand de se déplacer vers une océan bien rouge, de plus en plus rouge... (Les 6 écueils à éviter dans la quête d'un nouvel océan bleu - https://tinyurl.com/ya33x4h2)
Bien sûr, l'idée même d'adapter son modèle d'affaires est saine. Et cette réflexion a sa place dans une démarche d'intelligence stratégique. Mais elle ne devrait pas être la seule. D'autres, faire le gros dos et attendre que l'orage passe, réduire la voilure, se retirer du marché... sont aussi des postures possibles. En fait, ces prises de décisions devraient s'intégrer dans une réflexion plus globale qui répondrait à des questions comme:
comment les comportements de mes clients vont-ils évoluer? vont-ils consommer moins? plus? autrement? sur quel horizon?
comment l'offre sur mon marché va-t-elle évoluer? parmi les acteurs qui vont décider de changer leurs modèles d'affaires, lesquels vont-ils quitter mon marché? combien vont-il arriver sur mon marché? au final, quid de mes parts de marchés potentielles?
que vont faire les acteurs de mon marché?
comment va se comporter le marché vers lequel je lorgne? comment va-t-il réagir aux nouveaux comportement des clients, à ceux de nouveaux entrants...
Bref, il y a de quoi faire pour les praticiens d'intelligence stratégique
Ce matin, mon regard a été attiré par le titre d'un article publié sur Medium (https://tinyurl.com/y2axctsn). Mais avant de le lire, j'ai checké l'auteur...
Vous, je ne sais pas, mais moi, le nom de l'auteur, et surtout sa photo, ont changé la nature de mon intérêt pour cet article. L'intérêt initial, plutôt méthodologique (comment l'étude de marché a-t-elle été réalisée, que peut-elle m'apprendre comme bonnes pratiques) a viré plutôt sarcastique (il y a une arnaque là-dessous, où est-elle?)
La cause? la photo de Jonh Smith qui ressemble trop à celle de (son cousin?) Will...
