Mind Mapping

La question est classique, en formation aux cartes mentales, voire incontournable: que faut-il écrire (ou dessiner) sur une carte mentale? Ma réponse est invariable: ce que vous pensez que le lecteur ne sait pas! Pourquoi, en effet, se fatiguer à écrire ce que le lecteur sait déjà et donc qui ne lui apportera pas de nouvelle information? Ce qu'il faut mentionner sur ses cartes mentales, ce sont des déclencheurs de souvenirs, des éléments qui, lorsqu'ils sont vus par le lecteur, ouvrent la porte sur leurs savoirs.
Qui plus est, cette posture de rédaction est à l'origine des plus grandes économies (d'argent et de moyens) portées par le mind mapping. Dans de nombreuses situations un temps et une énergie considérables sont en effet accordés au traitement d'informations déjà connues, au détriment de l'efficacité de l'action du moment. Par exemple:

• en situation de prise de note, de nombreux auditeurs, étudiants... se mettent dans une démarche de retranscription des propos de l'orateur; on les sent plus dans une logique de dictée dans laquelle ce qui importe le plus est d'être fidèle aux mots qui ont été dits plutôt qu'à l'information qui a été partagée; ce combat est toujours perdu d'avance tant le discours va plus vite que la main...


• en situation d'échange de documents à titre d'information, le choix traditionnel du format du document se fait entre la rédaction d'un rapport dans son traitement de texte ou dans une application de présentation; dans les deux cas, un effort important sera consenti pour expliciter de nombreuses idées qui sont déjà connues des lecteurs


• en situation de préparation de prise de parole, la démarche la plus courante consiste à mettre un maximum d'éléments sur les visuels projetés (PowerPoint), voire pour certains, de rédiger un texte à apprendre par coeur; outre le fait que cette activité de rédaction prend un temps infini (réfléchir la structure du document, imaginer les phrases, les écrire, assurer la mise en page...) cette posture enferme l'orateur dans un fil conducteur qui va brider une bonne partie de la spontanéité qui, souvent, fait la différence entre les bonnes et les mauvaises présentations;

Il faut toutefois rester attentif à la qualité des déclencheurs de souvenirs utilisés et à l'évaluation des connaissances et des souvenirs que l'on anticipe chez nos lecteurs ou collaborateurs. Cette remarque vaut autant pour les cartes mentales utilisées dans des environnements collaboratifs que pour les cartes mentales à usage individuel. En effet, si les souvenirs et les informations connues diffèrent de personne à personne, ils sont également variables dans le temps et les circonstances pour l'auteur. Ce dernier doit donc veiller à ce que les déclencheurs de souvenirs qu'il utilise lui rappelleront les mêmes idées demain, lorsqu'il relira sa carte dans un contexte différent.
Pour atteindre cet objectif, il n'y a pas 36 solutions. La plus efficace est de rajouter de l'information sur la carte, pour guider les souvenirs des lecteurs. Selon les cas, ces compléments d'information pourront prendre la forme d'une succession de mots clés plus longue, de l'utilisation de phrases plutôt que de mots clés ou encore de plus de dessins ou de dessins plus précis. Et ces informations complémentaires seront d'autant plus nombreuses que le rédacteur nourri des craintes quant à la qualité des souvenirs des uns et des autres.
Après, il n'y a plus qu'à se demander comment utiliser le temps gagné... et à choisir entre plus de travail ou plus de confort de travail...

C'est sur le site Rue89 que j'ai trouvé cet article qui pourrait inciter de nombreux utilisateurs de cartes mentales à davantage recourir au papier et aux crayons: "Les notes manuscrites aident à mieux mémoriser, c’est prouvé!" (http://tinyurl.com/hskjwbu). On y apprend qu'une étude menée par les universités de Princeton et UCLA vient de montrer que l'écriture manuscrite joue un rôle déterminant dans la mémorisation et la compréhension.
Cette étude montre que les étudiants qui prennent en cours des notes manuscrites retiennent mieux, sur le long terme, que ceux qui ont troqué leurs crayons contre un clavier. Des chercheurs notent que "la prise de note est un exercice dynamique" qui "transforme ce que vous entendez dans votre esprit" (http://tinyurl.com/hwjlglv).
Mon expérience en la matière montre que le constat est le même pour les cartes mentales. Et que cela vaut aussi pour les illustrations, dessins et autres icones, qui participent beaucoup plus à la mémorisation lorsqu'elles font l'objet d'esquisses et de recherches "intellectuelles" plutôt que d'un choix parmi les propositions de images.google. En fonction de ce qu'on attend de leur utilisation, il vaut donc mieux privilégier le papier et les crayons. C'est le cas lorsqu'il s'agit de s'approprier un contenu (mémorisation, préparation d'une prise de parole...).
Un seul conseil, donc: à vos crayons!

Tony Buzan doit le savoir, on n'est jamais mieux servi que par soit même. C'est sans doute pourquoi il a compilé les résultats d'études prouvant les bénéfices de l'utilisation de la méthode (outil) qu'il a developpé et qu'il nous propose dans un document intitulé "Mind Mapping: Scientific Research and Studies" (http://tinyurl.com/lxqxlg8). Il y a aussi inclu des résulatst d'études qui expliquent pourquoi les cartes mentales fonctionnent et apportent des bénéfices.
C'est ainsi qu'il nous rappelle que les cartes mentales:

• améliorent l'apprentissage et la mémorisation


• aident à la créativité


• améliorent la rédaction et les présentations

Il nous rappelle également que:

• les cartes mentales fonctionnent comme le cerveau


• l'usage des couleurs et des images est déterminant


• devoir choisir des mots clés ou des images participe à la mémorisation et la compréhension

Et il nous rappelle et met en évidence bien d'autres constats...

Les études traitant de l'utilisation des cartes mentales sont assez rares, En conséquence, la présentation des bénéfices du mind mapping ressemble souvent à des séances de conviction un peu mystiques. Le praticien, convaincu, essayant de gagner à sa cause, à l'aide d'arguments peu vérifiables, un auditoire plutôt sceptique.
Le document "Using mind mapping techniques for rapid qualitative data analysis in public participation processes" publié en 2010 par Jilla Burgess-Allen et Vicci Owen-Smith (http://tinyurl.com/phcvd2l) met en avant, dans une expérience comparée (avec et sans) les bénéfices de l'utilisation des cartes mentales. Plus précisément, il s'agit d'une comparaison de la capture et de l'analyse de données qualitatives collectées au cours de focus groupes, avec et sans l'usage des cartes mentales.
On peut retenir de ce travail que:

• les cartes mentales reflètent mieux nos modes de pensée, qui sont non linéaires


• les résultats des différents focus groupes peuvent facilement être consolidés dans une meta-carte


• le temps gagné (considérable) est principalement celui des retranscriptions qui ne doivent pas être réalisées


• une partie du temps gagné peut être consacré à approfondir les échanges dans les focus groups


• l'utilisation des cartes mentales favorise l'engagement des participants

On peut également noter quelques faiblesses, comme par exemple:

• l'animation des focus groups requiert des compétences en animation particulières et suppose la présence de deux animateurs


• l'organisation de la carte mentale est biaisée par les présupposés des animateurs


• la capture d'idées contradictoires ou non clairement exprimées est plus difficile 

Lorsqu'on parle de cartes mentales, on évoque régulièrement les raisons de s'y mettre et les bons cas d'utilisation. Et cela donne des articles ou des billets comme celui-ci, du blog du worklab: Les 5 bonnes raisons d'utiliser le mind mapping (http://tinyurl.com/n2ners7). Ces raisons sont:

• gérer une liste de TO DO


• gérer son temps


• faciliter la prise de notes


• booster sa créativité


• améliorer l'efficacité de l'animation de réunions

On pourrait facilement y rajouter quelques autres raisons...
Le contre-pied de Arjen Ter Hoeve est intéressant. Il nous propose 5 raisons d'arrêter imédiatement les cartes mentales (http://tinyurl.com/qfpc4gf). Au rang de celles-ci:

• quand vous avez atteint votre but ou trouvé votre réponse


• quand vous avez compris la situation ou le problème


• quand une autre méthode est plus adaptée


• quand la carte sur laquelle vous travaillez a rempli son office


• quand la carte devient abominable

Le message,en philigrane, est que les cartes mentales sont des outils qui ne devraient être utilisés qu'en cas de besoin...

Demain 14 avril en soirée, à l'invitation de Jérome Bondu dans le cadre du club des veilleurs de Lille, Xavier Delengaigne animera une conférence-débat sur un sujet qui m'est familier: "Lutter contre l'infobésité avec le mind mapping" (http://tinyurl.com/mdox379). Je dois avouer que si d'ici-là je trouvais un téléporteur, j'y assisterais. A la fois pour le débat mais pour le plaisir de la rencontre avec des amis. J'y inviterais alors l'assemblée à réfléchir sur la réalité du terme infobésité et à se demander si le problème c'est trop d'informations ou trop de documents?
Commençons par trois petits rappels:

• une information est un fait porté à la connaissance du public


• un document est de l'information sur un support physique et avec une présentation (mise en page) particulière


• un document peut porter de nombreuses informations et une information peut être portée par plusieurs documents

Dans la pratique, on peut constater que les veilleurs sont bien capables de trouver et d'identifier des informations. Par contre, on pourrait regretter que de nombreux d'entre-eux soient encore fortement influencés par un esprit documentaliste qui se marque par les habitudes suivantes:

• quant une information intéressante est trouvée, c'est tout le document qui est communiqué


• peu importe que l'information soit déjà connue, chaque document qui la porte sera communiqué


• la qualité du travail est jugée à l'aune du nombre de documents et de pages qui sont communiqués aux donneurs d'ordres

Pas étonnant, dans ces conditions, que certains bénéficiaires de veilles se sentent confrontés à un trop plein d'informations (infobésité) puisqu'ils sont invités à lire de nombreux documents. Chacun comporte au moins une information jugée intéressante mais il ne sait pas laquelle, ni si elle est inédite. Il faut donc tout lire, y compris les nombreuses redondances, sous peine de rater l'une ou l'autre information (importante)...
On se prend donc à rêver de veilleurs qui ne communiqueraient que les informations qu'ils ont trouvées, éventuellement avec un lien vers les sources. Leur valeur ajoutée résiderait dans leiur capacité à identier, isoler et contextualiser les informatiions. Le résultat de leur travail pourrait alors tenir sur une feuille, voire un confetti (bien loin d'une valorisation du travail "au poids").
L'étape suivante pourrait alors de présenter et d'organiser cette information sous la forme de cartes mentales (mind map). Cette démarche aura pour effet de mettre en évidence des liens entre les informations et de faire ressortir du sens. Et l'impression d'infobésité qu'on de nombreux bénéficiaires de veille pourrait s'estomper naturellement.

La vie des praticiens en intelligence stratégique est pleine de projets, des petits, des grands, des projets formels, des projets informels... Pour rappel, Wikipedia défini le projet comme "un ensemble finalisé d’activités et d’actions entreprises dans le but de répondre à un besoin défini dans des délais fixés et dans la limite d'une enveloppe budgétaire allouée" (http://fr.wikipedia.org/wiki/Projet). On pourrait ajouter que les besoins définis ne sont en général pas répétitifs et que dans le domaine de l'IS, ils prennent la forme de réponses à des questions, de comparatifs ou d'analyses, d'actions de lobbys... Les praticiens doivent donc maîtriser la gestion de projet pour assurer la qualité de leurs prestations, même si cette gestion est souvent plus informelle que formelle.
Les activités de gestion de projets peuvent gagner en efficacité lorsqu'elles bénéficient de l'utilisation d'outils spécialisés. Le plus connu d'entre-eux est sans doute le logiciel Ms-Project. Malheureusement, il est très puissant et donc assez lourd à mettre en oeuvre et à utiliser, en tout cas, pour des projets d'ampleurs réduites comme ceux que l'on est amené à gérer en IS.
Les cartes mentales, de leur côté, ont des arguments à faire valoir comme outil de gestion de projet, surtout lorsqu'elles se reposent sur des logiciels performants. Parmi les fonctionnalités de gestion de projet des logiciels de mind mapping:

• la réflexion sur les actions nécessaires et leur organisation (work breakdown structure)


• la qualification des actions (dates de début/fin, durée, ressources...)


• la gestion des dates et des ressources


• la présentation sous forme de GANTT Chart


• etc.

Ces aspects des logiciels de cartes mentales est l'objet de ce document de Pierre Mongin, grand pédagogue en la matière, publié chez Dunod en 2011: "Gérer des projets avec un logiciel de Mind mapping" (http://tinyurl.com/q7g2649). On y découvre le logiciel de mind map comme outil central de gestion des actions, des informations et documents, reléguant nos logiciels traditionnels au rang d'accessoires.

Divergence, convergence, validation et décision sont les 4 mots-clés de cet article qui traite de l'utilisation des cartes mentales pour supporter un effort collectif de prise de décision. Il nous est proposé par Matthieu Cottard de Management Visuel (http://tinyurl.com/nquab24).
Après quelques considérations théoriques asseyant la démarche, les auteurs nous décrivent la mise en oeuvre de leur méthode, laquelle requiert la présence d'un facilitateur (qui n'est ni un manager, ni un consultant). Son rôle est d'assurer le bon fonctionnement de la réflexion collective en favorisant la participation, en crént un environnement dans lequel chacun peut s'exprimer, en respectant les conflits et les émotions et en donnant le reflet des réflexions du groupe.
Il nous rappelle aussi les trois manières de structurer l'information:

• la catégorisation


• la hiérarchisation


• la logique

Cet article est une bonne introduction pour tout ceux qui hésitent encore à se lancer dans l'aventure de la carte mentale en réunino et dans des environnements collaboratifs. 

Concurrence, collecte d'information et cartes mentales, voilà un cocktail dont je suis friand. Et j'apprécie tout particulièrement quand je découvre que je ne suis pas tout seul dans ce cas.
Marco Bertolini nous montre dans son billet du 17 mars dernier (http://tinyurl.com/p4n5v4w) que, lui aussi, est adepte de ce cocktail. sous le titre "Mindmapping et entreprise: double-bulle étude de la concurrence", il nous propose la méthode de la double bulle pour comparer les informations relatives à deux (propositions) concurrent(e)s. Cette méthode semble s'organiser autour d'une liste de caractéristiques à comparer de part et d'autre de laquelle les entités comparée sont nommées. Sur les côtés gauche et droit de la carte ainsi construite, on indique alors les valeurs trouvées pour les entités respectives, le tout dans l'ordre de la liste.

Pour découvrir quelques aspects techniques, voyez aussi le billet http://tinyurl.com/p44yvsv.

Dans l'esprit de nombreux praticiens des cartes mentales, ces dernières sont une succession d'idées irrradiant à partir d'une idée centrale. Ce point de vue est certainement le résultat du travail de Tony Buzan qui, après avoir codifié sa vision du mind mapping, s'est investi dans la diffusion de sa méthode et dans la valorisation des droits intellectuels qu'il a fait reconnaître, notamment le dépot de la marque "mind map" et l'organisation d'un système de reconnaissance d'experts "es mind maps" autorisés à diffuser sa bonne parole. A telle enseigne que les principes de base des cartes mentales "à la Tony Buzan" sont au centre de nombreux enseignements (dont les miens, du reste) et que certaines organisations ne jurent que par les formateurs dûment estampillés "Tony Buzan".
Pour autant, les cartes mentales se limitent-elles à cette vision? Je pense que non. Et lors même si durant mes journées de formation j'insiste pour que les participants respectent les instructions que je donne (reconnaissons que les codes de Tony Buzan ont une réelle utilité fonctionnelle), je leur ouvre la porte pour qu'après avoir accumulé de l'expérience, ils s'affranchissent des codes de base pour développer leur propre style de cartes mentales. Je pense d'ailleurs qu'ils peuvent aller jusqu'au "skecth noting", cette technique de prise de notes sous forme de dessin, pour autant qu'ils assurent la lisibilité de leur oeuvre pour le public auquel ils la destinent. Car le noeud du problème est là! Dans mon esprit, tous est permis, pour autant que la lisbilité est assurée.
C'est aussi le message proposé par Philippe Packu dans cet billet de son blog "Am I drawing true mind maps?" en juillet 2012 (http://tinyurl.com/oxydyab). Finalement, les éléments importants des cartes mentales sont probablement:

• l'utilisation d'idées clés, lesquelles peuvent être représentées par des mots ou par des images


• la spatialisation de la rédaction, la proximité des idées est porteuse de sens


• les liens entre les idées matérialisés par les branches

Pour le reste, sentez-vous libres. L'important est que vos "cartes" atteignent leurs buts (apprentissage, mémorisation, diffusion d'informations...) et soient lisibles et exploitables par ceux à qui elles sont destinées (aujourd'hui et surtout demain). Bon travail...  

Telle est la question que s'est posé Roy Grubb et pour laquelle il nous a récemment proposé sa réponse sur son Wiki (http://tinyurl.com/87xx87o). Ce qu'il faut retenir de son article, c'est qu'il n'y a pas de réponse définitive. Et je dois admettre le rejoindre sur ce point-là. Avec l'expérience, tous les mind mappers apprennent à découvrir et utiliser des outils différents en fonction des cartes qu'ils produisent (et surtout de leurs motivations).
Dans son texte, Roy Rubb fait la distinction entre les cartes mentales créées pour nous aider à réfléchir et celles destinées à être partagées. Cette distinction peut aussi s'exprimer en fonction du l'intérêt pour le processus de création de la carte (nous aider à réfléchir) ou de l'intérêt pour la carte elle-même (à partager). Pour ces deux catégories, il nous donne une liste impressionnante de logiciels disponibles, gratuits et payants, on-line et off-line, pour différents OS... Suivez les liens, faites votre choix!
Dans la même veine, on peut citer d'autres utilisations des cartes mentales, et identifier les outils les plus appropriés:

• les cartes mentales pour s'approprier et étudier un sujet: dans ce cas, les cartes mentales manuelles, avec dessins, sont les plus efficaces que les solutions informatisées; imaginer le dessin, le croquer à la main s'avère plus efficace en matière de mémorisation que de survoler Google images à la recherche d'icones ou de photos passables


• les cartes mentales comme support de prise de parole: dans cette situation, les différents outils peuvent se justifier; toutefois, s'il y a un besoin de projection, le logiciel est sans doute pour approprié, par contre, s'il s'agit de d'un discours sans support visuel, je recommanderais la carte mentale manuelle


• la carte mentale comme outil de rédaction: dans ce cas, il n'y a pas photo, le logiciel s'impose (pas n'importe quel software, un de ceux qui permettent l'exportation dans un traitement de texte...

Après, en ce qui concerne les logiciels, on les choisira en fonction de:

• les fonctionnalités qu'ils proposent (dessins, formats, ajouts de textes ou d'images, tris et sélections, possibilités d'exportation...)


• les qualités esthétiques (comment les cartes sont dessinées, leur "beauté" ou leur attrait visuel...)


• leur ergonomie intrinsèque


• leur prix...

Je vous laisse donc choisir votre "meilleur" logiciel de cartes mentales. Pour ma part, j'en ai plusieurs dans ma boite à outils (Mind Manager, xMind, FreeMind/FreePlane, que je choisi en fonction du contexte)