La bonne gestion des informations vivantes dépend de leur utilité ...

La protection des informations et des savoirs de l'entreprise est une pratique de bonne gestion et un des piliers de l'intelligence stratégique. D'ailleurs, lorsqu'avec un entrepreneur on met ce sujet sur la table, il a toujours des choses à dire et des actes à défendre. Mais, on doit bien constater qu'en fonction de la maturité des entreprises, et de leurs secteurs d'activités, l'étendue et la précision des réponses sont assez variables. Cela va de la simple gestion de documents (et données) opérationnels (documents légaux, contractuels et opérationnels) jusqu'aux données de monitoring de certaines activités (R&D, réalisations...). Alors, quelle est la bonne attitude à apporter.

Dans la foulée de l'émergence et de la consolidation des systèmes informatiques, le concept même d'archivage à évolué. Si, dans l'esprit du plus grand nombre, il s'agit encore de mettre des documents, des dossiers, dans une caisse à la cave, au cas où... l'évolution de notre monde moderne, de ses opportunités (conservation numérique) et de ses contraintes (mesures), a modifié considérablement la donne. Mais cette mutation n'est pas simplement le remplacement des caisses de papiers par des répertoires conservés dans des disques durs...

Le livre blanc publié en 2006 par le CIGREF et la FedISA (L'archivage électronique à l'usage du dirigeant - https://tinyurl.com/u55zp3x), malgré son âge avancé, positionne encore correctement la problématique et servira utilement de base de travail pour tous ceux qui veulent progresser dans le traitement de leurs données, informations et documents, qu'ils soient vivants ou non. Parce que, finalement, la bonne gestion des informations (vivantes) dépend pour beaucoup des leurs utilités lorsqu'elles sont mortes.

Pour commencer, on retiendra trois besoins distincts:

• le besoin de prouver ce que l'on a fait (ou pas)


• le besoin de réutilisation des données


• le besoin de préserver la mémoire et la culture

On retiendra aussi les enjeux mis en avant par les auteurs du document:

• juridique (produire des preuves pour défendre ses intérêts)


• logistique (accessibilité, conservation)


• sécuritaire (divulgation non souhaitée)


• technique (exploitabilité, lisibilité des données conservées)


• financier (coût de mise en oeuvre)

Dans ma pratique, je rencontre rarement des entreprises qui se sont interrogées sur les données qu'elles pourraient/devraient conserver. La plupart se donnent bonne conscience en réalisant des back-ups réguliers de leurs fichiers numériques, sans prendre en compte ni les documents papier sans copie numérique qui pourraient exister par ailleurs, ni l'intérêt de la mémoire (et du knowledge management), ni le besoin de capture de certaines méta-données (qu'a-t-on fait, quand...)

Bien sûr, il ne faut pas tout faire,mais lorsqu'on ne fait pas, il est bien de savoir pourquoi on ne fait pas. Et pour cela, il une prise de conscience et une analyse risque/coûts/bénéfices que beaucoup gagneraient à faire... La vie est plus facile lorsqu'on a une bonne mémoire...