Ces derniers jours, la rédaction de billets relatifs à la gestion des documents et de l'information a ravivé quelques souvenirs anciens, du temps où j'étais actif dans ce domaine. Plus particulièrement les formations à la gestion de documents que j'animais pour les fonctionnaires des Institutions Européennes. Les principes de base, qu'il fallait inculquer aux participants, étaient bons et pertinents. Je les ai donc gardé en tête, et aujourd'hui, j'ai le plaisir de partager avec vous cinq premières bonnes pratiques, valables tant dans les environnements papier que numériques.
La première consiste à définir le concept de dossier. Les documents que vous recevez sont, pour une grande part, liés à ce qu'on pourrait appeler une "affaire", c'est-à-dire une vente, une installation, une intervention... Et pour chaque affaire, il devrait y avoir un début et une fin. Il convient donc de définir les "affaires", leurs dates de début et leurs dates de clôture.
En deuxième phase, il convient de faire la différence entre les documents officiels et les documents de travail. Les premiers sont ceux qui portent des engagements pris par votre organisation, ou envers votre organisation. Les définitions de dossiers devraient contenir un inventaire des documents officiels obligatoires. La partie "documents officiels" des dossiers doit être unique et conservée dans un endroit sécurisé. Les "documents de travail" sont ceux qui sont propres aux personnes. Ce sont souvent des notes ou des brouillons. Ces documents n'ayant aucune valeur "légale", seulement une valeur opérationnelle leur gestion est une responsabilité individuelle. Il peut donc en exister plusieurs, rangés en des endroits différents. Ils peuvent être perdus sans pertes, donc ne nécessitent pas d'être particulièrement protégés.
Il est important de clôturer (administrativement) les dossiers. Cela consiste à attribuer une date de clôture et à verser les dossiers dans les archives intermédiaires. Cette opération doit être accompagnée d'un nettoyage du contenu du dossier pour s'assurer que tous les documents obligatoires sont bien présents et pour ne conserver que les documents officiels. Lorsque la distinction entre documents officiels et documents de travail a été bien gérée, ce nettoyage est très facile et très rapide. On garde le "dossier officiel", on jette tous les "dossiers de travail". On essaiera d'éviter le piège de la conservation de documents de travail, qui pourraient servir de base à de nouveaux documents. Ils ne devraient pas être dans des dossiers, mais dans d'autres espaces de stockage individuels.
Une des règles d'or de la gestion de dossiers est qu'un dossier clôturé ne peut en aucun cas être rouvert! On ne peut en sortir ou y ajouter aucun document. Si un tel besoin existe, il faut alors soit se faire à l'idée qu'on a à faire à une nouveau dossier, soit réviser la définition des dossiers et les conditions de leurs clôtures.
La dernière bonne pratique que je partage avec vous aujourd'hui concerne l'attribution d'une durée de conservation des dossiers clôturés (la clôture administrative marque le début de la durée de conservation). Il est vrai qu'on parle plus souvent de la durée de conservation des documents, mais dans les faits, c'est la durée de conservation des dossiers qui prime. Celle-ci ne devrait pas être inférieure à la plus longue durée de conservation associée à une document dans le dossier. Mais d'autres éléments peuvent influencer vos décisions en la matière, comme la durée de vie de l'objet ou de la machine concernés, qu'il s'agisse d'un canapé ou d'un four industriel dont la durée de vie se compte en décennies.
Dernière petite remarque, mais qui a son importance, pensez au choix du format de conservation de vos documents. Peu importe que vous conserviez vos documents en format papier ou en format électronique, ce qui doit guider votre choix est la compatibilité avec la durée de vie et de conservation de vos documents. Assurez-vous que dans 5 ans, 10 ans, 50 ans... vous soyez toujours en mesure de lire vos documents en trouvant la bonne balance entre les conditions (coûts) de stockage et le besoin de gérer les évolutions technologiques qui pourraient rendre vos formats de conservation obsolètes.
Là-dessus, je vous souhaite une bonne journée de travail.
