Cette réflexion commence par un effort pour comprendre Teams, l'outil collaboratif de Microsoft, qui n'arrête pas de gagner en popularité et que mon employeur m'invite à utiliser, bientôt. Et la seule information contextuelle que je reçois est que Teams remplacera Zoom, décision conforme aux échos que j'ai en cette période de confinement et de développement du télétravail. Teams et Zoom seraient concurrents...
Quelques pages Web plus tard, il faut bien me rendre à l'évidence que les deux applications ne jouent pas dans la même catégorie. Le premier est surtout un environnement de travail collaboratif, avec une fonctionnalité de vidéo-conférence, alors que le deuxième est une application spécialisée en échanges vidéos... Pas tout à fait pareil...
Donc Teams permet les réunions vidéos, le partage de fichiers et autres contenus, des flux de conversations... entre collègues d'une même organisation, mais aussi entre partenaires d'entreprises différentes. Et là, on ne se refait pas, les premières questions qui me viennent sont relatives à la propriété des documents (et de l'information), et à la conservation de tout ce qui est échangé et partagé (où? chez qui...). D'autant que si le concept de travail collaboratif est bien appréhendé par les travailleurs, Teams deviendra rapidement l'espace principal de conservation des données, informations, échanges et documents relatifs à un projet, au détriment des espaces plus traditionnels (les files systems) au risque de déstabiliser la gestion documentaire de l'organisation.
Parmi les entreprises que je côtoie, visite, accompagne... rares sont celles qui sont vraiment bien organisées en matière de gestion documentaire. Bien sûr, elles ont adopté une organisation intuitive et pragmatique qui leur permet de faire face aux besoins quotidiens. Mais ces organisations, pour pragmatiques qu'elles soient, sont loin d'être "bullet proof". Le dossier unique (papier ou électronique) reste un concept. L'archivage est allègrement confondu avec les back-ups. Les documents engageant (légaux) sont traités comme les documents de travail. Les niveaux de sécurité (confidentialité) des informations et des documents sont au mieux aléatoires et aucune instruction n'y est attachée. Le "au cas où" est la première raison de conserver des documents. Les conditions d'ouverture de dossiers sont laissées à l'appréciation des uns et des autres. Et dans bien des cas, il n'y a pas de (procédure de) clôture. Sans compter que la messagerie est régulièrement utilisée comme un espace de stockage et de conservation des documents... Bref, c'est bien souvent chaotique. Et l'apparition des applications collaboratives, qui invitent les employés à jouer aux passe-murailles, n'arrange rien à l'affaire.
Il me semble donc urgent de recommander aux chefs d'entreprises de s'intéresser davantage aux faits documentaire/informationnel dans leurs entreprises. D'aller au-delà de l'idée que "et pourtant elle tourne" car il y a des gisements d'efficience à aller chercher et des risques (non négligeables) à réduire. De mesurer l'importance de chaque document/information et de leur appliquer un traitement adapté. De faire un inventaire circonstancié, sans oublier les outils et les pratiques qui pourraient échapper à leur autorité. Et surtout, d'éduquer le personnel car sans bonne compréhension, il n'y a pas de bonne application.
